Nieuws | Dit willen we met u delen!

Een week uit het leven van…

een project- en verandermanager

Door: Jacob Otter, project- & verandermanager in een E-Commerce DC omgeving bij een warenhuisketen voor food en non-food

Iedere ochtend start ik als interim manager met een goedemorgen-ronde door het E-commerce DC (EDC) waarbij iedereen me op de hoogte stelt van wat er goed en/of minder goed gaat. Daarna verwerk ik zoals iedere maandag in de rapportage van vrijdag de resultaten van afgelopen weekend om deze morgen te kunnen bespreken in het managementteam E-commerce. Denk hierbij aan gerealiseerde KPI’s in de operatie, IT-issues, uitleverpercentage naar klanten en daarbij gerealiseerde kosten per stuk/order/regels. Ik gebruik hier een recent geïmplementeerd online management dashboard Alle dagelijkse activiteiten zijn real-time op een scherm te volgen, dus de instroom en uitstroom van alle klantorders, voorraad kwaliteit EDC, productiviteit van alle activiteiten, tijdige uitlevering naar klanten, goederenaankomst en de daarbij behorende tijdige verwerking. Alles wordt gemeten op stuks, orders en in tijd en genereert een KPI overzicht op totaal EDC niveau waarmee dagelijkse sturing mogelijk is tot op het laagste niveau in de operatie. voor dat realtime inzicht geeft in de performance van het EDC. Om 15.30 uur bespreken we in ons team de productievoorraad (aantal pick & pack orders) voor de komende periode. Aansluitend bespreken we op de werkvloer de werkzaamheden voor in de avonduren.

Dinsdag reis ik naar het hoofdkantoor in Amsterdam om het overleg van het management team E-Commerce bij te wonen en om samen met dit team te lunchen. Daarna woon ik nog een aantal andere afspraken bij en vervolg ik mijn reis naar Utrecht voor een meeting over het strategische onderwerp ‘netwerkstudie voor E-Commerce nu en in de toekomst’. Een inspirerend gesprek waarin ik meedenk over een mogelijk nieuw organisatiebreed distributiemodel. Voor veel retailers een uitdagend onderwerp omdat er fundamentele keuzes moeten worden gemaakt over hoe om te gaan met beide werelden: online en offline, oftewel de bekende clicks & bricks. In de auto op weg naar huis belt collega Janneke of ik een andere opdrachtgever van Move Beyond een rondleiding door het EDC wil geven en met hen wil brainstormen over het onderwerp e-fulfilment. Dit omvat alle operationele handelingen die nodig zijn om bestellingen die via een webshop of andere e-commerce website gedaan zijn ook daadwerkelijk bij de eindgebruiker af te leveren. Denk hierbij aan inslag en opslag van goederen, retourverwerking van teruggestuurde producten, verzamelen en inpakken van goederen en overdracht aan vervoerder.

De woensdag start opnieuw met een rondgang door het EDC. Vervolgens pak ik een aantal zaken op personeelsvlak op. Vandaag extra aandacht voor het managen van negatieve uitingen op social media. Ook daar hebben we als organisatie mee te maken.
Naar aanleiding van mijn eerder geschreven OR-adviesaanvraag heb ik met HR een vervolggesprek over de huidige en gewenste organisatiestructuur van de E-Commerce fulfilment operatie. Mijn input en adviezen zijn goedgekeurd, waardoor ik een groot gedeelte van de dag besteed aan het herschrijven van functieprofielen waarbij ik me focus op taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Goede rolhygiëne Hoe vaak zie je niet dat medewerkers hun rol niet pakken of uit hun rol stappen en gaten dichtlopen die anderen laten vallen en die zo – met de beste bedoelingen vaak – de ongewenste situatie in stand houden. Als mensen zich niet houden aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van hun rol, ontstaat er ruis. En het dealen met of wegwerken van ruis kost (onnodige) tijd en erergie. Weten wat je rol is, wat die van anderen is en hoe de interactie moet verlopen tussen die rollen noemen we rolhygiëne. Rolhygiëne is er proactief voor zorgen dat de rolverdeling zoals die is ontworpen ‘gezond’ blijft en niet vervuild raakt door ruis. is immers noodzakelijk om ruis in rollen te voorkomen, dat kost (onnodige) tijd en energie. Vanzelfsprekend heb ik ook vandaag de operationele performance in het EDC nauwlettend gevolgd en waar nodig actie ondernomen.

Op donderdagochtend bespreken we binnen het EDC de op handen zijnde projecten en hun voortgang. Extra aandacht is er voor een aantal projecten die gekoppeld zijn aan mechanisatie-vraagstukken om een hogere efficiency en effectiviteit te bereiken. De middag gebruik ik om met mijn R&D-medewerkers concreet de impact van een organisatieverandering te bespreken: de omschakeling van leveren binnen enkele werkdagen (indirecte levering via het DC) naar next-day delivery (rechtstreekse levering vanuit het EDC). Zo’n wijziging zorgt voor structurele veranderingen in werkprocessen. De piek van werkzaamheden verschuift vooral naar het weekend en het begin van de week. Zo gaan we voortaan op zaterdag werken en zullen we ook op de zondagavond al gaan starten met werkzaamheden. Ook wordt er een nieuwe pickstraat geïmplementeerd waarbij gepickte orders meteen bij het juiste dock belanden ten behoeve van een directe levering aan consument of winkelfilliaal.

Om een goede adoptie Adoptie is een vaak onderschat onderdeel van verandering. Veel projecten worden afgerond met het opleveren van de resultaten zonder stil te staan bij de vraag of de nieuwe processen of systemen wel omarmd worden op de werkvloer. Voor een goede adoptie, het aannemen van iets ‘vreemd’ als eigen, is dat omarmen nodig. Het effect van een verandering kan immers alleen gerealiseerd worden door het gebruik van de nieuwe systemen en processen en door in de vernieuwde organisatie anders te functioneren dan voorheen. van deze verandering te realiseren heb ik vier weken geleden al aan alle medewerkers een presentatie gegeven en in persoonlijke gesprekken de wensen en onmogelijkheden op personeelsgebied in kaart gebracht. Dit klinkt eenvoudig, maar het vraagt veel verander- en mensenkennis om dit goed te laten landen in een organisatie die van huis uit niet snel kan veranderen. Toch gaat mijn hart hier sneller van kloppen, ik krijg er veel energie van om met onze veranderaanpak De Move Beyond Veranderfilosofie (en veranderaanpak) laat Move Beyond opdrachtgevers bewust stappen verder zetten en hun veranderkracht vergroten. Met veranderkracht bedoelen we de mate waarin een organisatie in staat is om veranderingen daadwerkelijk door te voeren. Onder veranderkracht verstaan wij de resultante van vijf kritieke veranderfactoren: leiderschap, vertrouwen, veranderbereidheid, verandervermogen en momentum. Veranderkracht is nodig om te zorgen voor een goede adoptie van de verandering. Onvoldoende aandacht voor die adoptie is de belangrijkste reden dat veel verandertrajecten (deels) mislukken. een operatie te verbeteren, mensen te verbeteren en veranderen en wijzigingen te laten omarmen.

Vrijdagochtend vertrek ik met een aantal collega’s richting België om een cosmeticabedrijf te bezoeken op uitnodiging van onze hardware leverancier. Deze organisatie heeft een hoge mechanisatiegraad doorgevoerd. Altijd goed en interessant om bij elkaar in de keuken te kijken en van elkaar te leren. Tijdens de rondleiding zien we een direct toepasbare verbetering voor ons EDC: mooie orde- en netheidborden. We besluiten ter plekke dat ook wij die gaan invoeren. Naast de eerdere inrichting van een control center Het is het zenuwcentrum in de fullfilment operatie van waaruit alle activiteiten worden gevolgd. In dit center zijn Warehouse Management, Procesverloop en inkomende en uitgaande stroom in orders samengebracht waardoor er vanuit dit center altijd de juiste prioriteiten gesteld kunnen worden. Het is te vergelijken met een verkeerstoren op een vliegveld. , dragen ook kleine aanpassingen als deze direct bij aan een verbetering van onze efficiency.

In de middag zijn we weer terug in Utrecht waar we constateren dat er vandaag weinig online wordt besteld. In het team bespreken we hoe daarop te acteren en maken we de weekrapportage en plannen voor het weekend. Voor ik aan het weekend begin, heb ik nog even een telefonisch overleg met mijn schaduwmanager Move Beyond hecht veel waarde aan de voortdurende ontwikkeling van de kwaliteit van de dienstverlening en de kennis en kunde van haar medewerkers. Eén van de instrumenten daarvoor is het schaduw-management. Iedere Move Beyond manager heeft een collega die als schaduwmanager over de schouder meekijkt in de opdracht en beschikbaar is als sparringpartner, met raad en desgewenst ook met daad. Onze opdrachtgevers profiteren van de kennis en ervaring van ons hele team, ook al hebben ze maar één Move Beyonder over de vloer. over de voortgang van mijn opdracht en bel ik op verzoek van Tamara nog enkele relaties om ze uit te nodigen voor een van onze tweemaandelijkse BOB-events. Move Beyond organiseert jaarlijks zes kleinschalige netwerkevents onder de naam Bijzonder ontmoet Bijzonder (BOB). Events waarin bijzondere Move Beyond-relaties de kans krijgen om andere bijzondere relaties te ontmoeten, in een informele setting.

Move Beyond

Ridderstraat 88
4902 AC Oosterhout
Nederland / The Netherlands

Tel: +31 (0)162 571536
info@movebeyond.nl
Routebeschrijving