Hoe haal je meer uit MS Teams?

Een kort interview met collega Cathelijn over een beter gebruik van MS Teams.

Wie ben je en waaruit bestaan op dit moment jouw werkzaamheden?

Cathelijn Brinkman-Koolen, project- en verandermanager bij Move Beyond. Sinds 2017 ben ik in vaste dienst van Move Beyond.

Op dit moment ben ik binnen Move Beyond tijdelijk ingezet als Manager Operations, vanuit ons kantoor in Oosterhout. Daarnaast verzorg ik trainingen voor een beter gebruik van MS Teams, zowel intern als bij onze opdrachtgevers. 

Wat is de impact van de huidige coronacrisis op jouw werk en projecten?

Sinds het uitbreken van de coronacrisis ontstond er vanwege het werken op afstand een enorme behoefte aan digitale samenwerking, aansturing en online vergaderen. Als Move Beyond hadden wij daarbij het voordeel dat we al een aantal jaar werkten met MS Teams.

Bij onze opdrachtgevers zag je ook de behoefte om (versneld) met MS Teams te gaan werken. Een aantal van hen hebben we geholpen om MS Teams goed in te zetten binnen de organisatie of een project. Ik heb de afgelopen tijd dan ook veel trainingen verzorgd. Ik heb daarvoor zowel een basistraining als een training voor gevorderden ontwikkeld, want zelfs als je al langer met MS Teams werkt blijkt er bijna altijd meer mee te kunnen.

MS Teams is ook continu in ontwikkeling, waardoor er regelmatig nieuwe functionaliteiten worden geïntroduceerd. Bij veel organisaties wordt nog beperkt gebruik gemaakt van de mogelijkheden die MS Teams heeft, maar die juist nu van toegevoegde waarde zijn. Je ziet daarnaast ook dat er behoefte ontstaat om MS Teams op een slimme manier organisatiebreed in te zetten. De crisis zorgt dus zeker voor een versnelde digitale transformatie.

Waarom heb jij een voorkeur voor MS Teams?

Natuurlijk zijn er alternatieven zoals Zoom en Google Meet, maar het grote voordeel van MS Teams is dat het geïntegreerd is met alle Microsoft apps. Het is een samenwerkingsplatform, waar bellen, chatten, e-mailen en vergaderen op één plek bij elkaar komen. Vanuit één applicatie kan ik mijn werk doen.

Je ziet ook dat Microsoft release na release uitbrengt en steeds meer mogelijkheden en functionaliteiten toevoegt aan MS Teams. Zo kunnen we sinds enige tijd gebruik maken van de optie ‘raise hand’ in een vergadering, zien we meer collega’s live in beeld tijdens een meeting en kunnen we gerichter zoeken. De mogelijkheid om in break-outs uit elkaar te gaan, komt er nog aan.

Kan je nog een paar tips en tricks geven voor een goede inzet van MS Teams?

Allereerst is het van belang om vooraf te bepalen waar je MS Teams voor wilt inzetten binnen je organisatie. Gebruik je het alleen om online te vergaderen of ga je het gebruiken als samenwerkingstool?

Daarnaast is het een goed idee om de etiquette af te spreken. Het kan bijvoorbeeld helpen om niet te vaak @ te gebruiken. Dat wordt al snel als irritant ervaren.

Start ook ieder nieuw gesprek met een duidelijke onderwerpregel. Daarmee kan je de gesprekken later ook makkelijker terugvinden.

Tenslotte zou ik aanbevelen om ervoor te waken dat je meerdere tools voor dezelfde zaken gebruikt, zoals verschillende chatapplicaties. Maak hierin duidelijke keuzes. Het ligt voor de hand, nu we Teams inzetten, om dan ook dáár de chatfunctie te gebruiken en niet ook nog te communiceren via Yammer, What’s app of E-mail. Dit laatste is vaak een patroon dat doorbroken moet worden. 

Welke oplossingen of kansen zie je nu voor bedrijven op het gebied van digitalisering in crisistijd?

Veel bedrijven zijn aan het begin van de coronacrisis noodgedwongen op afstand met MS Teams of andere applicaties gaan werken. Het gebruik van MS Teams is enorm gegroeid, het werd namelijk voordelig en laagdrempelig aangeboden en biedt hele goede mogelijkheden om digitaal te vergaderen. 

Nu de applicatie in huis is, is het een gemiste kans om er niet meer mee te doen. MS Teams is feitelijk een samenwerkingsplatform, waar eenvoudig andere applicaties aan toegevoegd kunnen worden, zoals Jira, Trello, Miro, Dynamics 365, Mindomo, Polly etc. Op deze manier heb je in Teams alles bij elkaar op een centrale plek.

Zo werken wij zelf bijvoorbeeld veel met MS Planner, een handige tool om planborden te maken en projecten of persoonlijke taken te plannen.

Een nadeel van MS Teams zou kunnen zijn dat mensen het overzicht kwijtraken, het is daarom belangrijk om medewerkers hier goed in te begeleiden en duidelijke afspraken over het gebruik ervan te maken.

MS Teams is een makkelijke manier om in groepen samen te werken als je het goed inricht en elkaar helpt en ondersteunt in het gebruik ervan.

Wat zou je andere projectmanagers nu adviseren?

De afgelopen periode dwong ons min of meer om op een andere wijze te werken. Een aantal veranderingen in onze dagelijkse gang van zaken, blijkt nu goed te werken.

Collega’s bij Move Beyond voeren bij opdrachtgevers nu ook al zogenaamde CDI-scans uit om de ‘Corona Driven Improvements’ te waarderen en indien gewenst te borgen in de organisatie.

Voor wat betreft het werken met MS Teams zou ik dan ook adviseren om deze tijd te benutten om de digitale vaardigheid van medewerkers te vergroten en de digitale transformatie te versnellen. De bereidheid om te werken met MS Teams is veel hoger nu mensen zelf de voordelen ervan kunnen ervaren en de situatie ons gedwongen heeft ermee te werken. Het is een andere manier van werken dan we misschien gewend zijn, maar biedt vele mogelijkheden als je er organisatiebreed mee gaat werken.

Over de geïnterviewde

Cathelijn is een ervaren project- en verandermanager. Zij heeft projecten gedaan in verschillende sectoren, waaronder handel en retail. Cathelijn heeft verschillende IT en business gerelateerde verandertrajecten begeleid en is sinds kort ook Prosci gecertificeerd.