Wij spraken met collega Ronald over deze combinatie en de samenwerking tussen business en IT tijdens zijn project bij Damen Shipyards.

Damen Shipyards en K2

Wat kan nu nog meer tot de verbeelding spreken dan dit bedrijf? Damen, nog altijd een familiebedrijf, bestaat al negentig jaar en leverde over de hele wereld al meer dan 6000 schepen. Van sleep- en veerboten tot patrouillevaartuigen en fregatten.

Ronald Gelderblom heeft er de afgelopen anderhalf jaar zeven projecten mogen doen. Hij was er ook projectmanager voor het K2 project, waarbij het workflow managementsysteem naar de Cloud moest worden gemigreerd en verbeterd moest worden. 

Een nieuwe koers

K2 was al ingevoerd, maar dat had nog niet geleid tot de gewenste resultaten. Er was al veel gebeurd en er werd al Agile gewerkt, maar het kon nog beter.

In de zomer van 2019 besloot men binnen Damen om naast een Agile manier van werken ook nog meer de business te betrekken bij de verdere ontwikkeling en om meer regie te voeren.

Er werden een paar belangrijke beslissingen genomen. Alle bestaande workflows zouden ‘as is’ in hun huidige vorm gemigreerd worden naar de Cloud en pas daarna veranderd en verbeterd worden. Een tweede beslissing betrof het weer onder projectmanagement brengen van alle activiteiten.

De nieuwe werkwijze was bovendien sterk gericht op een nauwere en betere samenwerking tussen business en IT. 

Terug naar projectmanagement?

Ja, terug naar heel concrete afspraken, een vast budget en heldere tijdslijnen. Wèl nog zoveel mogelijk Agile werken, maar ook transparant, binnen de afgesproken kaders en gebaseerd op een eerdere analyse van hetgeen vereist is.

Bovendien werden aanpassingen aan de workflows meer vanuit het business-proces benaderd. In plaats van een discussie over wat er technisch mogelijk was, werd er nadrukkelijker gekeken naar de processen zelf.

Doordat de focus veel meer op het proces kwam te liggen, ontstond er ook daadwerkelijk veel meer onderlinge betrokkenheid en samenwerking tussen de business en IT.

Dit effect werd nog eens versterkt dankzij de betrokkenheid van een solution architect in het team, die kon zorgen voor een goede balans en regie tussen ontwikkelaars en business owners. Door op deze manier heel dicht tegen de business aan te zitten, kon er zeker nog Agile gewerkt worden (met tussentijdse demo’s, etc.), maar wel binnen de kaders van het project. Juist die combinatie bleek erg goed te werken.

Uitdaging

Bij dit project was het een grote uitdaging om zaken niet door elkaar te laten lopen: eerst migreren en dan pas verbeteren. Door tijdens de migratie al direct te veel verbeteringen mee te nemen, zou je weer het risico lopen dat het project zou ontsporen. Hierin moest dan ook de juiste balans gevonden worden; vasthouden aan het plan maar ook niet té rigide zijn wanneer je efficiency voordeel kan behalen door wél zaken te combineren.

En toen kwam Corona er nog bij

Kort voor de oplevering was daar opeens COVID-19. Iedereen kwam thuis te zitten, terwijl het team juist midden in de verdere ontwikkeling, demo’s, testen en deployments zat.

Toch heeft deze crisis eigenlijk bijna geen vertraging opgeleverd voor het project. Eén van de teamleden had als lid van het collaboration team binnen Damen al in januari voorgesteld om zoveel mogelijk via Teams te gaan werken en dit was doorgevoerd. Hierdoor was het team eigenlijk goed voorbereid en gewend om niet alleen te vergaderen via deze tool, maar ook gebruik te maken van chat, planner, het delen van documenten, enz. Hierdoor verliep de omschakeling naar volledig op afstand werken vrijwel naadloos.

Uiteraard wel jammer, dat de succesvolle afronding van het project met een digitale taart gevierd moest worden….

 In de Cloud met betere workflows

Inmiddels is het project als geheel afgerond: de Cloud omgeving draait, de workflows zijn conform gebruikerswensen aangepast en de oude on-premise omgeving is uitgefaseerd. Hierdoor is alles nu in lijn met de policies van IT en meer naar tevredenheid van de eindgebruikers. Men heeft nog wensen voor verdere aanpassingen, maar kan dat nu vanuit een goede basis verder oppakken. Dit project toonde maar weer aan hoe waardevol het is om te zorgen voor een goede samenwerking tussen business en IT.

Over de geïnterviewde

Ronald Gelderblom is project- en verandermanager bij Move Beyond. Hij heeft een achtergrond in bedrijfskundige informatica en beschikt over ruim 15 jaar ervaring in de consultancy. Ronald heeft ervaring opgedaan in uiteenlopende functies en projecten bij organisaties als KPN, Stedin, DAF Trucks en Damen Shipyards. Door zijn affiniteit met de bedrijfskundige kant van (IT) veranderingen is hij in staat een verbindende rol te spelen tussen Business en IT.