In mijn vorige artikel Agile ERP: de zes belangrijkste succesfactoren deelde ik de zes belangrijkste succesfactoren voor het implementeren van ERP op een agile manier van werken.

ERP-projecten Agile uitvoeren

In dit artikel ga ik dieper in op de praktijk van het agile uitvoeren van een ERP-project. Het behoeft geen betoog dat er niet één beste methodologie is voor ieder project. Er zijn verschillende manieren om een ERP-project agile uit te voeren. De aanpak die ik hieronder beschrijf, biedt gebruikers de zogenaamde Minimal Viable Products (MVP's). Met behulp van deze benadering wordt vervolgens een volledige ERP-oplossing ontwikkeld én geïmplementeerd. Daarmee profiteer je van de voordelen die agile oplevert voor de organisatie, zoals het vroegtijdig toevoegen van waarde aan de organisatie en het helpen van gebruikers om de nieuwe applicatie stapsgewijs te adopteren.  

Het is geen volledige aanpak, maar beantwoordt de belangrijkste vragen, die mij gesteld worden wanneer ik over Agile ERP spreek. 

Start met de individuele producten

Een ERP-oplossing bestaat doorgaans uit verschillende modules, zoals Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Procurement, Finance en Human Resource Management (HRM). Deze modules zijn goede uitgangspunten voor de individuele producten. Zoals ik al eerder schreef, speelt architectuur een belangrijke rol. Bij dit fundament is het belangrijk dat je een evenwicht creëert tussen de businesswaarde en de architectuur van de ERP-oplossing. Vervolgens definieer je de product roadmaps en hanteer je de volgende uitgangspunten:

• Het behouden van de Minimal Viable Product (MVP) benadering. Begin bijvoorbeeld met een zeer minimale set van definities van stamgegevens voor je klant en producten, diensten in het CRM-product of je werknemersgegevens in het HRM product. Voor Finance zijn holdingmaatschappijen een goed startpunt. Het niet hebben van operationele activiteiten vereenvoudigt de benodigde functionaliteiten aanzienlijk.

• Baken de producten zo af, dat ze in eerste instantie hoogstens op losse wijze aan elkaar gekoppeld zijn. Dit maakt een onafhankelijke ontwikkeling van de producten in hun eigen tempo mogelijk, waarbij de nadruk ligt op de individuele businesswaarde.

• Implementeer de productoplossingen zo vroeg mogelijk en stel ze ter beschikking aan de gebruikersorganisatie. Nogmaals, begin klein met bijvoorbeeld een subset van je klanten of de medewerkers van één afdeling of team.

• Breid de individuele producten zoals CRM, HR en Finance uit met nieuwe functionaliteiten en implementeer deze in een continu tempo.

Hierdoor leren je projectteam en de gebruikersorganisatie op agile wijze te werken. Het positioneert je goed voor de volgende stap. 

Deel het eerste end-to-end proces op

ERP-oplossingen leveren hun volledige waarde zodra bedrijfsprocessen end-to-end worden ondersteund. Met andere woorden, wanneer een complete keten wordt gecreëerd met verkoop, planning, uitvoering, inkoop, levering, facturering, financiële administratie tot en met managementrapportages. Dit betekent dat de producten uit de bovenstaande stap moeten worden geïntegreerd.  

Organisaties hebben doorgaans veel verschillende end-to-end processen en daarbinnen komen veel variaties voor. Start de integratie met het selecteren van één end-to-end proces en definieer voor dit proces de ‘minimal viable’ versie. Een goede aanpak hiervoor bestaat uit het verrichten van een zogenaamde slicing-oefening:

• Process steps: beschrijf het end-to-end proces op het hoogste niveau door de processtappen te definiëren. Voorbeelden zijn: 'Offerte maken', 'Werkorder plannen en verzenden' en 'Factuur aanmaken'.

• Features: schrijf de features op die nodig zijn in iedere processtap. Voorbeelden zijn: 'Selecteer producten en diensten', 'Bepaal klantprijs', 'Doe kredietcheck' en 'Huur derden in'. Doe dit in een time box en streef niet naar de 100% complete lijst.

• Slice: deel het proces nu op door de minimale set features te selecteren die nodig zijn voor een werkend end-to-end proces. Laat de complexiteit weg, zoals het uitvoeren van de kredietcontrole, het inhuren van derden of het toepassen van toeslagen en kortingen in verkoopprijzen.

Lever het eerste end-to-end proces

Zodra het proces is opgedeeld in de MVP-versie, is het tijd om het te plannen en aan je gebruikersorganisatie te leveren.

Elke feature in dit MVP-proces maakt deel uit van het bijbehorende product. Definieer met je productteams de aankomende sprints door de features in te schatten qua omvang/complexiteit en deze toe te wijzen aan sprints. In deze stap definieer je de productafhankelijkheden en respecteer je het geïntegreerde karakter van de ERP-oplossing. Een feature in het ene product zal steeds vaker features van andere producten nodig hebben.

Sluit de ontwikkeling af met een demo. Vervolgens kun je het implementeren.

Vanaf deze stap ontwikkelen de teams gezamenlijk het geïntegreerde ERP-product via zogenaamde in-sprint samenwerking. Er zijn verschillende manieren om de teams synchroon te laten samenwerken in de sprints. Het hangt sterk af van de ervaring en het vermogen van de teams welke het beste past. Op basis van mijn research heb ik de volgende drie team-organisaties geïdentificeerd:

• De teams doen hun in-sprint samenwerking zelf. Het LeSS (Large-Scale Scrum) framework beschrijft dit goed.

• De teams worden bij hun in-sprint samenwerking gefaciliteerd door een integratieteam. Lees hier meer over in de Nexus guide van Scrum.org.

• De teams worden strak gecoördineerd bij hun in-sprint samenwerking. Het SAFe Framework is hiervoor de bekendste methodiek.

Mijn persoonlijke voorkeur heeft het om zoveel mogelijk de verantwoordelijkheid van de samenwerking binnen de teams zelf te beleggen. Het creëert het hoogste niveau van eigenaarschap voor het geïntegreerde product. Realiseer je dat dit intensieve agile coaching vergt. Hoe meer de teams er ervaring mee opdoen, hoe sneller ze het geïntegreerde product kunnen leveren. 

Breid de geïntegreerde oplossing uit

Zodra dit MVP-proces is opgeleverd, breid je de oplossing uit tot de volledig geïntegreerde oplossing. Afhankelijk van de businesswaarde voeg je ofwel features toe aan het eerste end-to-end proces door een volgende slice te bepalen, ofwel lever je het volgende end-to-end proces op door het op te delen naar de MVP-versie. Ook een combinatie van beiden is mogelijk.

De meest gehoorde vraag is hoe om te gaan met integratietesten die vanzelfsprekend bij de implementatie van een ERP-oplossing horen. Integratietesten vervalt niet bij Agile ERP. Ook hier kan je verschillende benaderingen te volgen. Het hangt af van de grootte van de slices, variërend van integratietesten per sprint tot een volledige integratietest sprint na een aantal, 3 tot 5, ontwikkelsprints.

Om dit op een effectieve en efficiënte manier te doen, combineer je dit met geautomatiseerde regressietesten. Zie ‘Creëer een win-winsituatie met cloudoplossingen' in mijn vorige artikel.

Dwing jezelf om deze geteste oplossingen steeds in je gebruikersorganisatie te blijven implementeren. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Want de impact wordt groter, inclusief inspanningen voor bijvoorbeeld datamigratie, gebruikerstraining en andere implementatie activiteiten.

Er is veel meer

Ik realiseer me dat dit artikel niet iedere uitdaging behandelt die je tegenkomt in Agile ERP. Het biedt echter een aantal basisprincipes om je hiermee op weg te helpen. Allemaal gebaseerd op ervaring. Dit roept zeker vragen op over vele andere aspecten, zoals datamigratie, gebruikersacceptatie, training en implementatie en het begeleiden van de organisatieveranderingen. Op deze en vele andere aspecten wil ik graag dieper ingaan, dus wil je meer weten en leren van mijn ervaring en geleerde lessen? Neem gerust contact met mij op.